Csapatmunka a XXI. században: a céges együttműködés evolúciója
Az internet és a digitális mobil eszközök rendkívül elterjedtté tették a távmunkát. Az együttműködést segítő megoldások hosszú évek óta dinamikusan fejlődnek, és manapság igazi reneszánszukat élik. Miért?
Egy cég számos munkatársa bárhol és bármikor dolgozhat, hozzáférhet a cég fájljaihoz, megoszthat információkat, véleményezhet anyagokat, kommunikálhat a munkatársakkal és ügyfelekkel.
Nem túlzás azt állítani, hogy mindez valódi forradalmat okozott a munkavégzés terén, a változások ugyanis rengeteg területre kihatnak. Ilyen például az együttműködés, tudásmegosztás módja, az elérhetőség, reakcióidő és ebből eredő hatékonyság, a belső és külső kommunikáció. Mindehhez hozzáadódnak még az ügyfelek, vásárlók, partnerek egyre magasabb szintű elvárásai.
|
Az első elektronikus távírót mintegy |
1838: telegráf, Morse kód | |
| 1865: telefax | ||
| 1876: telefon | ||
| 1896: rádió | ||
| 1927: televízió | ||
| 1942: számítógép | ||
| 1964: üvegszáloptika | ||
| 1969: számítógépes hálózatok | ||
| 1971: email | ||
| 1974: PC | ||
| 1981: mobiltelefon | ||
| 1991: World Wide Web | ||
| 1994: e-kereskedelem | ||
| 2003: Skype | ||
| 2004: közösségi média | ||
| 2006: felhő | ||
| 2007: okostelefon |
Ráadásul az online munkavégzés területén is érvényesül az új technológiák alkalmazásának egyik fő szabálya: aki kimarad, lemarad. Éppen ezért előbb vagy utóbb minden cég számára megkerülhetetlenné válik munkafolyamatainak és munkaeszközeinek felülvizsgálata, hozzáigazítása a XXI. századi trendekhez. A gyakorlatban ez biztosan együtt jár a megfelelő szoftverek kiválasztásával, amelyek a lehető legjobban támogatják a területileg szétszórt dolgozók minél gördülékenyebb közös munkáját.
Az internetes együttműködést segítő megoldások hosszú évek óta dinamikusan fejlődnek, és manapság igazi reneszánszukat élik. Formálódásukra kihatott többek között a közösségi média megjelenése és sikere, illetve a felhő alapú működés is. Míg kezdeti változataikat jellemzően egy-egy funkció (pl. kommunikáció) ellátására hozták létre, manapság a számos integrált funkciót nyújtó platformok jelentik az igazi versenyelőnyt.
A legszükségesebb funkciók
Ha csak a kommunikációt nézzük, alapvető elvárás az azonnali üzenetküldés, melynek keretében akár két személy, akár egy adott téma, vagy projekt köré szerveződő csoport beszélgethet, írásban, szóban vagy élő videóval.
Szintén nélkülözhetetlen, hogy a beszélgetés során könnyen lehessen fájlokra hivatkozni, megosztani és megnyitni őket, sőt akár közösen dolgozni rajtuk, valós időben. Továbbá nem árt tudnunk róla, ha egyes közösen használt fájlokat valaki módosított, akár egy értekezlettől függetlenül.
Fontos a jogosultságok és értesítések könnyű kezelhetősége is. Hiszen a hatékonyság érdekében mindenkit be kell tudnunk vonni, aki szükséges az adott feladathoz, de eközben ne zavarjuk fölöslegesen azokat, akiknek éppen nincs dolguk a projekttel. Az is megeshet, hogy egy adott munkatársi kör számára tájékozódási célból fontos lehet azoknak a csatornáknak és fájloknak az olvasása, amelyekhez egyébként nincs írási joguk.
A cégek számos esetben dolgoznak együtt olyan külső partnerekkel, akiknek fontos részt venni egy belső munkafolyamatban, értekezleten. Sokat segíthet, ha az adott megoldással vendég státuszú, nem az adott vállalatnál alkalmazott emberek is a szükséges mértékig be tudnak kapcsolódni a közös munkába.
Hasznos lehet, ha az applikáció kapcsolódni tud az egyes munkatársak naptáraihoz is, például megbeszélések vagy tennivalók ütemezéséhez.
Természetesen a felsoroltakon kívül is számos funkció és integrációs lehetőség adódik még. Léteznek megoldások például a szoftverfejlesztők speciális igényeire, amelyek többek között a verziókövetésben, hibakeresésben is segítenek. Gyakran használt lehetőség az értékesítést támogató CRM, amellyel végigkövethetjük egy potenciális ügyfél útját az első kapcsolatfelvételtől a sikeres vásárlásig. Fontos kategória még a projektek, tennivalók, határidők tervezését és végrehajtását segítő szoftverek köre. A sort még hosszan folytathatnánk.
Mire ügyeljünk a digitális csapatmunkánál?
1. Válasszunk megfelelő platformot!
Mielőtt belevágunk a valós idejű kommunikációba és online együttműködésbe, mindenképpen tisztázzuk, mik a csapatunk céljai, feladatai, folyamatai, igényei és adottságai. Vagyis először mindig értsük meg a „miért”-et, mielőtt a „hogyan”-nal foglalkozunk.
2. Bátorítsuk a valós idejű kommunikációt és együttműködést!
A személyes találkozók és az emailek fontos üzleti eszközök, de számos esetben nem elég hatékonyak. Találjuk meg a módját, hogy a munkatársakat rávegyük az új, modernebb eszközök kipróbálására és használatára.
3. Tanítsuk meg, majd álljunk félre!
Mindenképpen képezzük ki munkatársainkat az új szoftverek használatára. Érdemes lehet kijelölni egy személyt, aki felügyeli a bevezetés folyamatát, segíti a munkatársakat és propagálja a használatot. Ha mindez megtörtént, akkor viszont célszerű félreállni, hogy a kollégák tegyék a dolgukat, megszokják és használják a rendszert. A túlzott szabályozás és ellenőrzés visszaüthet.
4. Ne féljünk a fejlődéstől!
A valós idejű együttműködési és kommunikációs eszközök folyamatosan fejlődnek, ezért elengedhetetlen, hogy a szervezet nyitottan és rugalmasan kezelje a változásokat. Az új megoldások bevezetését és elfogadását segíti, ha azok a cég valós igényeire, folyamatainak változására adnak választ, és ha az alkalmazottak ötletelhetnek, javaslatokat tehetnek, illetve részt vehetnek a döntéshozatali folyamatban.
Egyedi megoldás az Invitechtől
A Microsoft nem volt az elsők között, akik elkezdték a csoportos chat alapú együttműködési szoftverek fejlesztését, de amióta a szoftveróriás beszállt a versenybe, Teams nevű megoldása egyre népszerűbb, és az élre tör. Nem véletlenül, hiszen a Microsoftnak megvan az az előnye, hogy integrálni tudja a Teams-be a világ legelterjedtebb irodai programcsomagját, az Office-t. Ezért a Teams nem csupán egyszerű chat, hiszen a benne létrehozott csoportoknak egyúttal saját fájlmegosztója, naptára, jegyzetfüzete jön létre, és beszélgetések keretében könnyen lehet együtt dolgozni Word, Excel vagy éppen PowerPoint fájlokon.
Az amúgy is számos szolgáltatás kínáló megoldást az Invitech még sokoldalúbbá tette azzal, hogy integrálta saját digitális, telefonos megoldásaival, vezetékes és mobilhívási lehetőséggel. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a Teams segítségével modern alközponti funkciókat is el lehet érni, továbbá hívásokat lehet indítani, illetve fogadni PC-n, tableten, okostelefonon és modern, digitális vezetékes készüléken. Egyes díjcsomagokban akár vezetékes és mobil számokat is lehet korlátlanul, ingyenesen hívni. A virtuális találkozókat egyetlen érintéssel, időben lehet megkezdeni, és a résztvevőknek gazdag, HD minőségű hang- és videóélményben lehet része, miközben egyszerűen oszthatnak meg tartalmakat a helyszíni és távoli résztvevőkkel.
A teljeskörűség kiterjed a szolgáltatás bevezetésére, tréningre és üzemeltetésre is, így az Invitech tehermentesíti ügyfeleit.
| Jellemzők | Skype | Teams | Teams + Invitech |
| Real-time chat | ✓ | ✓ | ✓ |
| Értekezletek kezelése | ✓ | ✓ | ✓ |
| Jelenlét információk | ✓ | ✓ | ✓ |
| Applikációk | ✓ | ✓ | |
| Csoportkezelés, kommunikáció | ✓ | ✓ | |
| Dokumentumkezelés | ✓ | ✓ | |
| Projektmunka támogatás | ✓ | ✓ | |
| Asztali telefon- és konferenciakészülékek | ✓ | ||
| Videokonferencia eszközök | ✓ | ||
| Számhordozás | ✓ | ||
| Telefonhívsok indítása, fogadása | ✓ | ||
| Korlátlan hívás opció | ✓ |
Kapcsolódó
A Teams korlátlan lehetőségeit nyújtjuk Szolgáltatás bevezetés, képzés és üzemeltetés egy kézből!
