Okos megoldások a járvány után: home office helyett smart working
A munkavégzés nagyon sokat változott az elmúlt tíz évben Magyarországon is. Az, hogy valaki dolgozik, ma már nem feltétlenül azt jelenti, hogy bent ül az irodában, vagy éppen az ügyfél irodájában tartózkodik fizikailag. Lehetünk akár otthon, akár egy kávézóban vagy esetleg pont az irodában. A lényeg ma már nem a helyszín, hanem maga a tevékenység. Ehhez pedig megfelelő eszközök kellenek.
A mindenki számára váratlanul jött koronavírus-járvány elképesztően felgyorsította a fenti tendenciát. Hirtelen kellett cselekedni, így születtek jobb és rosszabb megoldások is. Mindenesetre mindenki tanult valamit ebből, és a vállalatok - különösen a várható gazdasági nehézségeket figyelembe véve - legjobban teszik, ha alkalmazkodnak az új helyzethez, sőt felkészülnek a járvány visszatérésére.
Bodorkós Balázs, az Invitech szenior termékmenedzsere: "Az ügyfelek keresik a mobilitás támogató megoldásokat, valamint a rugalmasságot. Szolgáltatóként a termékfejlesztéseink során figyelembe vesszük a megváltozott igényeket, hogy ki tudjuk szolgálni ügyfeleinket."
Új normát kell kialakítanunk a megváltozott körülményekhez
Az IDC elemzése szerint az európai vállalatok nagy része úgy vélte, a koronavírus-járvány inkább a tervezett bevételre lesz negatív hatással, mint a technológiai fejlesztésekre.
Miközben 50%-uk gondolja úgy, hogy a koronavírus-járvány negatívan fogja érinteni az üzleti terveiket, mindössze 38%-uk szándékozik emiatt csökkenteni az IT fejlesztésekre vonatkozó költségvetésén. 21% pedig még növelni is szeretné az IT-ra fordított forrásokat. Ez megmutatja, hogy az IT mintegy válaszul szolgál a járvány okán felmerülő problémákra. Sok vállalat befektet a technológia fejlesztésébe, hogy így megfelelő eszközöket biztosítsanak a távmunkához és növeljék az online értékesítést olyan időkben, amikor a kötelező távolságtartás miatt nem találkozhatnak a munkatársak és az ügyfelek.
A járványügyi korlátozásokra a legtöbb vállalat úgy reagált, hogy bevezették a távmunka különböző válfajait, gyűjtőnéven a smart workinget. A vállalatok saját bevallása szerint a közös távmunkával kapcsolatos nehézségek jelentik a negyedik legjelentősebb kockázati tényezőt a járvány alatti tevékenységükben. Ennek oka a kiépített IT rendszerek és az ezek működtetéséhez szükséges fizikai eszközök hiánya.
Mit tanultunk és mik lehetnek a megoldások?
A koronavírus-járvány sok vállalatot felkészületlenül ért. Volt, aki sikeresen reagált, volt olyan, aki kevésbé, de nem akadt olyan, aki teljesen alkalmazkodni tudott volna a helyzethez. A hirtelen cselekvési kényszer viszont olyan erőforrásokat mozgatott meg az üzlet hátterét biztosító IT területén, hogy kár lenne veszni hagyni az értékes tapasztalatokat. Főleg annak tekintetében, hogy nem csak visszatérhet, de vissza is fog térni a járvány.
„Szinte azonnal kellett reagálniuk” - értékelte Bodorkós Balázs az Invitech partnereinek reakcióját az előállt helyzetre. “A megbízható távközlési infrastruktúra megléte felértékelődött. Nyilvánvalóvá vált, hogy a pandemiás helyzetben a gazdasági szereplők a távközlési cégek által biztosított köldökzsinóron lógnak. Gazdasági tevékenységük és eredményük erősen függ a digitalizáció szintjétől. Most elérkeztünk ahhoz a ponthoz, amikor a gyors esetleg átmeneti megoldásokat hosszú távon is életképes megoldássá kell tenni. A 2021-es pénzügyi év tervezése során a cégek IT budget-jét az új helyzetnek megfelelően kell kitölteni” - tette hozzá.
A home office már korábban is egyre nagyobb teret hódított, de most egy pillanat alatt változott lehetőségből szükségszerűséggé. A hirtelen átmenet nehézségein túl az otthoni munka számos csapdát rejt. Az irodai felszereltség hiányától, a belső kapcsolattartás nehézségein keresztül a kiberbiztonság területén fellépő hiányosságokig. A változás viszont elkerülhetetlen, így a legjobb megoldás a helyzet elemzése és a gyors megoldáskeresés.
Fel kell használni az koronavírus-járvány első hulláma utáni lélegzetvételnyi időt, és ki kell építeni egy rugalmas, karantén idején és a hétköznapokban is működőképes rendszert. A hangsúly az adaptivitáson van, ami a rendkívüli helyzeteket leszámítva is kulcsfontosságú lehet.
"Nagyon sok munkáltató felismerte a tényt, hogy a home officeban is lehet legalább annyira hatékonyan dolgozni, mint az irodából. Hosszú távon ennek markáns hatása lesz a jövő munkahelyére. Elengedhetetlen lesz a munkáltatók felkészülése a digitális megoldások hatékony alkalmazására, a megbízható, rugalmas távközlési infrastruktúra kialakítására" - foglalta össze az Invitech szenior termékmenedzsere a kényszerhelyzet szülte tanulságokat.
A hagyományos és merev irodai munkavégzés alternatívájaként jelentkezett a home office. Az újabb kutatásokat és az emberi tényezőt is figyelembe véve azonban egyértelművé vált, hogy nem lehet 100%-ban átállni erre a munkavégzési formára.
A megoldás egy hibrid működési modell, a smart working. Ennek lényege, hogy az alkalmazottak nem tartózkodnak folyamatosan az irodában, de nem is mindig távmunkában dolgoznak. Sőt munkaidejük is eltérő lehet a korábban megszokottól, tehát nem minden alkalmazott dolgozik ugyanabban az idősávban.
Három fő területen mutatkozik meg ennek a fajta munkabeosztásnak az előnye. Egyrészt a hot desk rendszerben dolgozó alkalmazottak miatt nem szükséges akkora irodát fenntartani, ez által költségek takaríthatók meg. Másrészt ez a megoldás járvány idején csökkenti a munkavállalók találkozásainak számát, illetve szükség esetén bármikor át lehet térni a teljes távmunkára. Harmadrészt folyamatos elérhetőséget és teljes rugalmasságot kínál a vállalat kisebb-nagyobb egységein belül.
A smart workingre való átállás előfeltétele a szükséges infrastruktúra és szoftveres szolgáltatások.
Üzleti színvonalú és megbízhatóságú internet
A vállalatok stabil működéséhez gyors és megbízható internet összeköttetés szükséges. Akkor is, amikor az egész világ otthon van és internetezik. Ezt csak olyan szolgáltató tudja biztosítani, amely gondoskodik a folyamatos rendelkezésre állásról és a zavartalan kapcsolatról
Áthatolhatatlan biztonság a belső kommunikációban
Az otthonról vagy máshonnan dolgozó munkatársak az idegen hálózati kapcsolatok által veszélyeztethetik a belső kommunikáció titkosságát. Olyan garantált biztonságú VPN kapcsolatra van szükségük, amivel nem csak otthonról, de akár egy idegen hálózatból is kockázat nélkül kapcsolódhatnak a céges hálózathoz.
Teams Connect
A rugalmas munkavégzés vagy a kényszerű távolságtartás szükségessé teszi, hogy bármikor, bárhonnan elérhessük munkatársainkat. Univerzális megoldást kell keresni, ami minden eszközről ugyanazt a szolgáltatást nyújtja. A Teams Connect a hagyományos telefonálást viszi egy új szintre és ötvözi előnyeit a mai kor követelményeivel. Korlátlan beszélgetések kezdeményezhetők, és kihagyhatók általa az irodai telefonos hardverek. A megfelelő eszköz megválasztásával bármilyen igénynek megfelelő, kiváló minőségű hang- és videóhívásokat tesz lehetővé.
Ezeknek a szolgáltatásoknak a megrendelése és a szoftverek telepítése nem igényel jelentős költségvetési ráfordítást a vállalatok részéről, mivel nem szükséges nagy hardveres eszközpark beszerzése. Pusztán a végfelhasználók számára szükséges kommunikációs eszközök beszerzésével és a szolgáltatás megrendelésével kiépíthető egy olyan hálózat, ami bármilyen helyzetben stabil elérhetőséget biztosít. Békeidőben ezek a kommunikációs eszközök lehetővé teszik, hogy időtől és tértől függetlenül folyhasson a munkavégzés, és akár az irodában, akár otthon van valaki, vagy éppen üzleti úton, változatlan színvonalon tudjon értekezni a kollégáival és az ügyfelekkel. A járványügyi korlátozások idején pedig esszenciális lehet az, hogy akkor se álljon meg a munka, ha senki nem mehet otthonról sehová. Érdemes felkészülnünk a váratlan helyzetekre már mostés szakértő partner bevonásával megtervezni a 2021-es évben alkalmazandó, leginkább optimális távközlési megoldásokat.
Bodorkós Balázs, az Invitech szenior termékmenedzsere is úgy látja, hogy a mostani tapasztalataink fényében tervezve már könnyebben alkalmazkodhatunk egy, a járványhoz hasonló helyzethez. Szavai szerint mindenképpen érdemes átgondolni a jelenlegi infrastruktúra állapotát, létjogosultságát. Mint mondja, az elavult rendszerek cseréje és felhő alapú megoldások bevezetését javasolt megfontolni. “Úgy látom, hogy azok a cégek tudtak hatékonyan reagálni a válság által gerjesztett kihívásokra, ahol a felhő alapú megoldások már elterjedtek. Ha például az ügyfélszolgálati telefonszámra érkező hívásokat egyik napról a másikra távmunkából is fogadni tudták, vagy az munkatársa asztali telefonkészülékeiket teljes értékűen tudták otthonról PC-ről, vagy mobil alkalmazásból használni” - mondta Bodorkós Balázs.
Ha érdekli a téma, további érdekes tartalmakat találhat még itt:
ICT: a járvány gyors fókuszváltást eredményezett
Otthoni munka a céges hálózaton
Jövő a jelenben: integrált kommunikációs megoldások